Planilha de contas a pagar: entenda a importância e como fazer

Toda empresa, independente da área, precisa organizar sua rotina e suas despesas para conseguir atuar e manter controle sobre as contas. Isso é essencial para um bom funcionamento. Para ajudar a deixar tudo em ordem, uma planilha de contas a pagar pode ajudar muito o empresário.

As grandes empresas até podem contar com sistemas e softwares elaborados para informar o que deve ser pago, quando e quanto, mas, para as pequenas empresas, desembolsar valores para essa finalidade ainda pode ser uma realidade distante.

Para quem está começando ou já está firme no mercado, mas ainda não sabe como se organizar e fazer uma planilha de contas simples, não entende sua importância e não sabe como fazer uma, este artigo vai ensinar como uma planilha pode facilitar seu dia a dia na empresa.

Planilha de contas: por que devemos manter esse controle?

Uma planilha de contas a pagar simples, feita em ferramentas como o Excel, reúnem tarefas do dia a dia que estão ligadas ao dinheiro que sai da empresa, como impostos a serem pagos, contas fixas do escritório (como água, luz) e valores pagos aos funcionários.

É essencial que os empresários saibam o que devem pagar, a data de vencimento, o que foi ou não pago, os valores e outras informações úteis que uma planilha de contas pode trazer e acelerar o processo de organização das despesas dentro da organização.

Com uma planilha, é possível administrar o que foi gasto, os prazos estipulados para isso e evitar depender apenas da cabeça do empresário.

Uma planilha pode ser extremamente útil e, inclusive, possuir informações sobre o que o seu negócio deve receber naquele período, assim consegue organizar não só suas obrigações de pagamento como também monitorar o que foi pago a sua empresa ou não.

O conjunto de informações disponíveis em uma planilha de contas pode ajudar na manutenção do equilíbrio financeiro, permitindo levantamento dos gastos ao longo dos meses, a observação de gastos extraordinários e também possibilita o empresário a planejar novos passos, criar e acompanhar metas, realizar reservas de emergência, se programar para períodos que costumam ser mais lentos dentro do negócio e muito mais.

Com essa ferramenta, será possível saber quanto é possível poupar e com quem é necessário negociar (sobre as suas dívidas).

Sem uma planilha de contas fica complicado para o empreendedor se organizar e poder pedir ajuda para um contador quando precisar colocar a casa em ordem, pois não saberá nem por onde começar.

O que não pode faltar em uma planilha de contas a pagar?

Agora que você já sabe a importância de ter uma planilha de contas e porque deve manter esse controle, é hora de aprender o que deve constar nesse tipo de planilha, como organizá-la e quais são as informações essenciais para fazer uma planilha simples que qualquer um pode elaborar.

Dados dos fornecedores

O primeiro passo da sua planilha de contas é registrar para quem deve ser pago algo. Nessa aba, você pode inserir o Nome Fantasia da empresa e a Razão Social, assim como o contato de quem faz seu atendimento e o telefone.

Dessa forma, se um dia outro sócio ou funcionário precisar do contato, já sabe com quem está falando.

O que foi comprado

Além dos dados do seu fornecedor, vale inserir uma coluna com o item que foi comprado e a quantidade, assim você sabe o que foi entregue e quanto deve pagar por aquilo (inclusive serve para comparar se recebeu o que foi pedido e pagar corretamente por isso).

Data do vencimento

Nada de atrasar suas contas. A próxima coluna que deve ser incluída é a data de vencimento daquela cobrança específica, assim você evita ter seu nome sujo e a incidência de juros pelo atraso daquele pagamento.

Valores e juros

Evite perder tempo buscando notas de acordos que já foram feitos. Em sua planilha de contas a pagar você já deve inserir os valores acordados e também os juros que podem ocorrer se houver atraso.

Sabendo os juros de cada fornecedor, se a empresa tiver algum problema financeiro, pode planejar e organizar os pagamentos da melhor forma possível para quitar todos.

Quantidade de parcelas

Comprou produtos parcelados? Coloque na sua planilha de contas quantas parcelas foram feitas e qual parcela está sendo paga naquele mês para poder planejar quando aquela dívida será paga.

Status do pagamento e data do acerto

Por último, nesta planilha básica, mas eficiente que estamos dando dicas de como fazer, não esqueça de colocar o status daquele pagamento. Por exemplo, coloque como “pendente” o que não foi pago, “processando” se foi feito o pagamento mas a empresa ainda não confirmou o recebimento e “pago” quando for devidamente concluído.

Vale inserir também a data em que o pagamento foi feito, mesmo que foi dentro do prazo. Assim, se questionado, saberá facilmente quando foi acertado tal débito.

Planilha de contas a pagar no Excel: saiba como criar uma com este passo a passo

Sabendo a importância de uma planilha de contas e o que deve constar nela , confira um passo a passo para criar a sua e evitar problemas com as suas despesas.

O primeiro passo é abrir o aplicativo Excel ou outra ferramenta de planilhas, como o Planilhas Google, e renomear sua planilha de contas a pagar de acordo com o mês vigente (e já pode fazer para os próximos meses, especialmente se possuir parcelamentos, férias a vencer e mais).

Depois, renomeie as colunas (que aparecem como A, B, C e por aí vai) com os dados que gostaria.

Usando o exemplo que demos acima, na coluna “A” você pode inserir os dados dos fornecedores, na “B” escrever o que foi comprado, na “C” a data do vencimento, na “D” os valores e juros, na “E” a quantidade de parcelas, na coluna “F” o status do pagamento e na “G” a data de acerto.

Depois, nas linhas horizontais, insira as informações correspondentes com cada coluna e vá preenchendo até inserir todos os dados necessários para alimentar sua planilha de contas.

A princípio, na elaboração da planilha, pode parecer bem trabalhoso, mas começar é o mais difícil. Depois, com as informações inseridas, sua planilha vai trabalhar para você e será um grande aliado na manutenção do seu negócio.

Você pode modificá-la conforme necessário, inserir novas informações e excluir algumas que não vai usar mais. É bem importante salvar todas as modificações feitas na planilha e criar novas abas conforme os meses passam.

Evite trabalhar sempre em cima da mesma aba da planilha, senão irá apagar todos os dados e perderá o trabalho e as anotações passadas.

Pronto, agora você já sabe tudo o que é necessário para fazer a sua planilha de contas a pagar, colocar os ensinamentos em prática e melhorar sua organização de despesas da sua empresa.

Conclusão

Neste artigo explicamos o que é uma planilha de contas a pagar, sua importância, suas vantagens, facilidades, o que deve constar e como criar uma do zero com um passo a passo simplificado.

Organizar as finanças é essencial para que sua empresa possa se organizar em momentos difíceis (como foi com a pandemia), para que seu nome, como empreendedor, seja levado a sério e para poder levar sua empresa para o próximo nível em um crescimento exponencial.

Fonte: Contábeis